Savoir évaluer le facteur temps
Je suis débordé, surchargé de travail. Une complainte mille fois entendue lors de mes formations et coaching personnalisés en gestion du temps.
Ouvrez votre calendrier de la journée ou semaine prochaine. Pouvez-vous visualiser votre charge de travail prévisionnelle ? Et celui de la semaine passée. Pouvez-vous visualiser le temps dépensé pour les différentes tâches, priorités, demandes, imprévus, urgences ?
Cela veut-il dire qu’il faille évaluer le temps de chaque tâche à accomplir ? Non. Ce serait une perte de temps. Mais il est utile d’évaluer le temps pour certaines tâches afin de ne pas les sous-estimer (ou sur-estimer) ; se laisser déborder ; faire trop d’heures supplémentaires, se stresser à la vue de sa liste de tâches.
Vous remarquerez que dans beaucoup de formations en gestion du temps, il est question de faire des listes de tâches, les prioriser, réserver du temps dans son calendrier, déléguer, faire des suivis …. Mais peu souvent de savoir évaluer le facteur temps. Or c’est la base de la gestion du temps : savoir évaluer le facteur temps.
C’est une compétence essentielle en gestion de projets (ou gestion par projet). Savoir évaluer la durée des tâches ; leur chronologie d’exécution (séquentielle ou parallèle) ; les délais à prévoir (temps d’attente) ; les échéances à respecter impérativement.
Quelques trucs & astuces pour évaluer le temps
. Durées d’exécution : décomposez une tâche complexe en sous-tâches ; tenez un journal de temps pendant une certaine période ; actualisez les blocs de temps réservés dans votre calendrier (temps prévu, temps réel) ; établir des durées standard pour les principales tâches ; consignez dans votre calendrier le temps réellement consacré à gérer les urgences (ex. de 10 h 00 à 11 h 30) ; associez une catégorie et une couleur aux principales tâches de votre fonction (Outlook).
Délais à prévoir : faites la liste des ressources dont vous aurez besoin (personnes impliquées, équipements, approbations, salles…) ; vérifiez à l’avance leur disponibilité ; gardez une marge dans votre calendrier entre la date d’exécution et l’échéance de livraison (surtout si votre tâche dépend de celle d’autres personnes) ; faites des suivis réguliers ; notez les suivis les plus importants dans votre calendrier avec une catégorie et couleur appropriée (Outlook).
Échéanciers à respecter impérativement : notez les dates butoir et d’échéance finale dans votre calendrier ; planifiez en fonction des dates de début (Outlook) ; affichez les tâches en mode chronologique (Gantt) dans votre calendrier (Outlook) ; créez un affichage calendrier (de type Gantt) dans la liste des tâches (Outlook) ; créez un calendrier de projets ; superposez le calendrier de projets à votre calendrier (Outlook).