Bien géré, le courriel est un formidable outil d’échange d’information. Encore faut-il adopter de bonnes pratiques de communication et maîtriser les fonctionnalités de son logiciel de messagerie.

Gérer son courriel devient une des principales tâches pour le personnel administratif, les professionnels et les cadres. Combien se plaignent d’être submergés de courriels, de perdre un temps fou à le gérer, d’être avisé par leur service informatique que leur boite aux lettres est pleine.
 
Quelles sont les 20 % de bonnes pratiques qui vont produire 80 % de la solution ? Quelles sont les fonctionnalités d’Outlook, Lotus Notes, GroupWise, Gmail à maîtriser absolument ?
 
Ces solutions sont traitées dans notre module de formation « Gérer la surcharge de courriels » (0.5 jour) ou le programme « Gérer son temps, priorités, projets et la surcharge de courriels avec Outlook » ou Lotus Notes

Principales bonnes pratiques

1. Communiquer de la bonne façon : quand est-il préférable de : se téléphoner, se rencontrer, organiser une réunion, échanger des courriels, utiliser la messagerie instantanée ou rendre l’information disponible sur l’intranet ou des répertoires partagés.
2. Rédiger des messages clairs, aérés, avec un objet précis et des paragraphes numérotés. L’information la plus importante est au début.
3. Vider sa boite de réception chaque jour (moins de 20 messages en fin de journée) avec la méthode TTC (Toucher, Traiter, Classer).
4. Dès la première lecture des message, Décider : Supprimer, Répondre, Mettre un indicateur de suivi, Transférer à un tiers, Classer dans un dossier personnalisé (car le message a de la valeur) ou Classer dans un dossier Banque de messages (contenant les messages reçus et envoyés) faciles à retrouver avec la fonction Recherche.
5. Utiliser les Règles pour automatiser le classement des messages dès leur réception ou envoi.
6. Détacher les documents attachés lourds et les classer dans Mes documents en adoptant la même structure de dossiers. Ajouter un hyperlien dans l’objet du message si vous voulez accéder rapidement au document détaché.
7. Créer des messages modèles pour tout ce qui est répétitif.
8. Relire ses messages avant envoi (est-il complet ? pour éviter d’en envoyer un second quelques minutes plus tard) et utiliser le correcteur automatique.
9. Utiliser les boutons de vote pour obtenir l’opinion des nombreuses personnes. La réponse est plus facile et la compilation des résultats se fera automatiquement.
10. Mettre dans vos dossiers favoris les 3 dossiers de recherche suivants : Pour le suivi; Courrier non lu; Courrier volumineux (Outlook 2003-2007-2010). Ils vous seront utiles quotidiennement.
11. Apprendre les nombreuses fonctionnalités de son logiciel de messagerie : Outlook, Lotus Notes, GroupWise, Gmail. Ces fonctionnalités sont différentes selon les versions. Donc une nouvelle version est déployée dans votre organisation, assurez-vous de connaître les nouvelles fonctionnalités.

Les clients de l’Institut de Gestion du Temps bénéficient de nombreux conseils pratiques, fiches techniques dans la section Conseils de l’Expert , via le bulletin gratuit «Conseils de l'Expert» et par télécoaching personnalisé courriel : francois@gamonnet.com