Pourquoi et comment devenir plus proactif au travail et dans la vie ?

Le terme Proactif est un néologisme qui décrit une personne prenant en main la responsabilité de sa vie, au lieu de rechercher des causes dans les circonstances ou les personnes extérieures.

Son origine est attribuée au Dr. Viktor Frankl, neuropsychiatre existentiel autrichien et auteur de « Découvrir un sens à sa vie » traduit de l'allemand « Trotzdem Ja zum Leben sagen » et plus connu à travers le monde anglo-saxon sous le titre « Man's Search for Meaning. »

Frankl souligne l'importance du courage, de la volonté et de la responsabilité individuelles de reconnaître la liberté de choisir et d'agir quelles que soient les épreuves de la vie
(Réf. wikipedia.org/wiki/Proactif).

Comment peut-on être plus Proactif au travail, sachant que la liberté d'action d'un employé est conditionnée par le pouvoir hiérarchique et les attentes et demandes des autres (clients internes et externes, collègues de travail) ?

La première étape consiste à être compétent et organisé pour faire son travail, à savoir planifier, prioriser les tâches et projets, faire des suivis…

Mais quand le volume de travail, la vitesse, les exigences augmentent, bien faire son travail ne suffit pas. Il faut passer à une seconde étape : améliorer (voire changer) ses méthodes de travail, maîtriser le potentiel de ses outils et anticiper.

Dans les disciplines sportives et artistiques, quel pourcentage de leur temps, les plus performants consacrent-ils aux épreuves ou concours (produire les résultats attendus), à analyser leur pratique (sous l’œil attentif d'un coach), à se perfectionner continuellement et s’entraîner quotidiennement ? Un exemple la Formule 1 : 14 courses de 2 heures par année, 200 jours d’entraînement, de réglages, de télémétrie… En résumé 80 % du temps à se préparer pour 20 % à performer.

De telles proportions ne seraient pas acceptables dans le monde du travail actuel où l’urgence et les imprévus règnent en maîtres. Mais voici quelques conseils pour devenir plus Proactif. Choisissez ceux qui sont réalistes pour vous :

Intégrez dans votre calendrier des routines de gestion du temps quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles (telles que je les présente dans la formation « Optimisez votre temps avec la méthode Gamonnet »).
Planifiez dans votre calendrier les meilleurs moments de la journée, semaine, mois pour accomplir les tâches importantes dans votre travail (périodicités dans Outlook ou Lotus Notes).
Quand vous exécutez une tâche, ne pensez pas uniquement à la tâche, mais aussi à la façon dont vous allez l’accomplir. Comment la simplifier, l’automatiser ?
Notez dans votre liste de choses à faire, non seulement les tâches à faire ou demandées, mais aussi les améliorations à apporter dans les processus de travail, les outils, les communications avec les autres services, les clients, les fournisseurs.
Observez les personnes très efficaces. Comment s’y prennent-elles ? Que font-elles différemment des autres ?
Tenez-vous informé des meilleures pratiques de votre métier (forums, newsletters, colloques professionnels…).
N’attendez-pas que l’on vous propose des formations. Demandez-les ! Et profitez de moments moins intenses pour vous familiariser avec les logiciels que vous utilisez quotidiennement et explorer leurs fonctionnalités (Ex. MS Office).
Anticipez les imprévus, les demandes et les problèmes. Qu’est-ce qui pourrait vous empêcher de faire ce que vous avez prévu ? Votre patron prévoit-il une réunion cette semaine ? Quelles sont les nouvelles priorités ? Demandez-les ! Qu’est-ce qui pourrait tourner mal ? Quel est votre plan B ?
Perfectionnez vos techniques de négociation pour obtenir des échéances et des biens livrables plus réalistes. Profitez de moments plus calmes pour explorer le potentiel de vos outils E. Outlook, Lotus Notes, Google Enterprise.