Comment identifier ses vraies priorités parmi les tâches quotidiennes, les demandes des autres, les imprévus et les urgences ?
Comment rester concentré sur ses priorités, tel un capitaine de navire qui garde son cap dans la tempête ?
Prioriser veut dire 2 choses :
- Classer ses tâches, projets, dossiers, demandes en ordre de : importance, urgences, chronologie d’exécution…
- Faire des choix parmi toutes les choses à faire car il y n’y a pas assez de ressources disponibles : temps, budget, personnes disponibles, compétences requises, équipements nécessaires.
Question à se poser pour définir le degré d’urgence :
- quelle est l’échéance à rencontrer (date de livraison) ?
- est-elle négociable ?
- quelle charge de travail cela représente-t-il (durées des tâches) ?
- quelles ressources faut-il mobiliser et quand sont-elles disponibles (délais à prévoir) ?
- quelle est votre disponibilité réelle compte-tenu de votre charge de travail actuelle ?
- quelle marge de sécurité faut-il se garder pour les imprévus et urgences ?
Question à se poser pour définir le degré d’importance :
- qui est le demandeur ?
- est-ce vraiment essentiel, nécessaire, doit être fait ?
- Quelle sont les conséquences, impacts de ne pas le faire ?
- quelles est la contribution à l’atteinte des objectifs de la semaine, du mois, du trimestre… ?
- Quelle est la valeur ajoutée ?
Quelles options peut-on offrir au demandeur si les ressources sont insuffisantes :
- je peux vous livrer un résultat partiel à l’échéance demandée
- je peux vous livrer le résultat souhaité mais à une échéance ultérieure
- je peux vous livrer le résulat souhaité à l’échéance demandée si je peux obtenir de l’aide ou qu’on puisse envoyer le travail à l’extérieur (donc avec un coût supplémentaire)
- quelle option préférez-vous ?