Savoir prioriser ses tâches, projets, objectifs

Yammer et François Gamonnet

Google plus François Gamonnet LinkedIn gestion du temps avec Outlook méthode Gammonnet Facebook gestion du temps avec Outlook méthode Gammonnet Twitter gestion du temps avec Outlook méthode Gammonnet Viadeo gestion du temps avec Outlook méthode Gammonnet

Savoir prioriser ses tâches, projets, objectifs

Posté le 13/04/2018

L’Urgent est-il plus important que l’Important ?

Vous connaissez certainement la Matrice d’EisenhowerMatrice d’Eisenhower Gestion ds priorités

 

Elle est enseignée (et utilisée à toutes les sauces), dans toutes les formations en gestion du temps & priorités. Mais est-elle bien comprise, interprétée et enseignée ? Pas certain.

Quand on parle de l’Important et de l’Urgent, en avons-nous la même définition entre manager-collaborateur, client-fournisseur, demandeur-demandé ? Pas certain non plus.

En fonction du degré d’importance et d’urgence, faut-il en déduire que la bonne chose à faire est soit de : Faire, Déléguer, Planifier, Supprimer ? Encore une fois, pas vraiment certain.

 Comment s’entendre sur ces 2 concepts : Important et urgent, sur la notion de priorisation et savoir quelle est la bonne chose à faire ?

 

Première étape : s’entendre sur la définition de l’Urgent et de l’Important.

Définir l'importance et l'urgence Gestion du temps et des priorités

 

Urgent : nécessite une action immédiate.

Pourquoi ? Est-ce parce que si l’on n’agit pas tout de suite le patient risque de mourir ? Il faut agir tout de suite pour lui sauver la vie. L’urgence d’agir est déterminée par l’importance de la situation. On devrait donc plutôt dire ce n’est non pas urgent, mais critique, important et urgent.

Mais dans la vie de tous les jours, combien de situations, de demandes, de tâches nécessitent une action immédiate afin d’éviter une conséquence grave comme un arrêt de production, une panne majeure, la perte d’un important contrat ? Vraisemblablement moins de 10 % des cas. Combien de personnes dans les salles d’attente aux urgences des hôpitaux nécessitent une intervention immédiate sinon leur vie est en danger : 2 %, 5 % ?

L’urgence sans l’importance, n’est que le facteur Temps. La relation entre l’échéance, la durée, le délai et le début de l’exécution d’une tâche ou d’un projet. La conséquence d’une mauvaise évaluation de ces 4 dimensions du temps.

. Échéance = la date de livraison

. Durée = le temps nécessaire pour exécuter la tâche

. Délai = un temps d’attente car les ressources nécessaires à l’exécution de tâche ne sont pas disponibles immédiatement (approbations, retards, absences, rupture de stock, embouteillages, imprévus).

. Début = date à laquelle il faut démarrer le projet, débuter l’exécution des différentes tâches.

Durées réalistes + Délais raisonnables = Échéanciers réalisables.

Dans 80-90 % des cas, l’urgence est la conséquence d’un manque de planification des uns et des autres, de la négligence, de demandes irréalistes (collègues, clients, autres départements) ou du népotisme (abus d’autorité) des dirigeants.

La solution la plus simple pour réduire les urgences : mieux planifier, faire des suivis, prévoir, anticiper, négocier.

 

Questions à se poser pour évaluer le degré d’urgence

  • Quand la tâche doit-elle être terminée (échéance) ?
  • Est-ce que cela peut attendre quelques heures ou jours (fausses urgences) ?
  • Combien de temps d’exécution faut-il prévoir (durée) ?
  • Quand les ressources nécessaires sont-elles disponibles (délais) ?
  • Quelle marge de sécurité pour les imprévus et urgences (délais) ?
  • Pourquoi le demandez-vous toujours à la dernière minute ?

 Il existe de nombreux outils collaboratifs pour aider à bien évaluer le temps. Mes préférés :  MS Outlook avec les dossiers Calendrier, Tâches, Liste des Tâches et Office 365 avec Planner, Teams, Project Online.

 

Important : nécessite une attention particulière.

Pourquoi ? À cause des conséquences (à court, moyen et long terme) à le faire ou ne pas le faire. De l’impact opérationnel ou sur l’atteinte des objectifs. Pas assez de planification ? Bonjour les urgences ! Pas assez de maintenance préventive ? Bonjour les pannes ! Pas assez de compétences ? Bonjour les erreurs ! Pas assez de suivis et d’évaluations ? Bonjour la qualité ! Et à la longue : Bye Bye !  L’efficacité, l’efficience, la productivité, les clients, la survie de l’entreprise et de l’emploi. Pas de besoin de concurrents pour couler le navire. Il navigue à vue, de coups de barre à bâbord, non tribord, non tout droit …. Sur l’iceberg.

En bref, l’important traduit la valeur que l’on accorde (haute, normal ou basse) à différentes tâches, demandes, projets, objectifs. Ne pas s’entendre sur la valeur accordée à une demande, crée un conflit de priorités entre les uns et les autres (client-fournisseur, supérieur-collaborateur, direction générale-employés, patron-syndicat …).

 

Questions à se poser pour évaluer le degré d’importance 

  • Qui est le demandeur ?
  • Quel est l’impact, les conséquences de le faire ou de ne pas le faire ?
  • Est-ce que cela contribue de façon significative à notre mission, nos objectifs, nos priorités ?
  • Est-ce que cela respecte nos valeurs ?
  • Est-ce que cela apporte une réelle valeur ajoutée ?
  • Que dit notre intuition, notre « Gut feeling » ?

 Pourquoi l'Urgent est-il plus valorisé que l'Important ?

Urgent = penser à court terme,  agir rapidement, résoudre de vrais problèmes, éteindre des feux, obtenir une satisfaction immédiate, une gratification des autres. Les urgences s'imposent à nous. Pas de besoin de se responsabiliser sur le Pourquoi ? de l'urgence. Agir sur les effets et non les causes. NOW!

Important = penser à moyen terme, planifier avant de sauter dans l'action, anticiper les problèmes, prévenir les feux, accepter de différer la satisfaction, de pas recevoir de gratification des autres. L'Important pas urgent doit venir de nous. Nécessite une volonté personnelle, une foi en l'avenir, le désir de rendre le futur meilleur. Agir sur les causes et non sur les effets. LATER!

Qui fait la première page des médias ? Le pompier en haut de l'échelle ou celui qui inspecte les gigleurs ? Le PDG discret qui valorise le bien-être de ses employés, le développement des compétences, la pérénité de son organisation, le respect de l'environnement ou le Leader flamboyant, qui fait exploser la valeurs des actions en bourse, redresse rapidement l'entreprise, rationnalise sans état d'âme les effectifs pour sauver le navire ? Qui sera le plus connu, reconnu, récompensé voire adulé ?

L'urgent est le veau d'or qui nous vénérons.

 

En résumé

 

Ne pas confondre important et urgent en gestion du temps et des priorités 

 

 

Deuxième étape : s’entendre sur la notion de priorisation.

Prioriser veut dire 2 choses bien distinctes : mettre en ordre et faire des choix

Quoi prioriser ? des tâches à faire, des courriels (mails) à lire et traiter, des projets à réaliser, des objectifs à atteindre, des problèmes à résoudre, des décisions à prendre.

 

Prioriser : classer - mettre en ordre

 

Classer et mettre en ordre - Gestion du temps et des priorités

 

Classer dans quel ordre ? chronologique c’est-à-dire en ordre logique d’exécution; en ordre séquentiel (il faut faire la tâche A avant B) et B ne peut commencer tant que A n’est pas terminée (chemin critique) ou en ordre parallèle (B peut commencer même si A n’est pas terminée ; par date d’échéance, par date de début, par degré d’importance, par responsable, par projet

 

Oui mais. Il faut pouvoir visualiser en un coup d’œil l’ensemble des choses à faire pour les mettre en ordre. Ce n’est pas possible si elles sont dispersées dans votre calendrier, cahier de notes, téléphone, boite vocale, SMS … Il est donc essentiel de les centraliser. Un bon endroit si vous utilisez MS Outlook : la liste des tâches qui regroupe tous les courriels avec des drapeaux de suivi et toutes les tâches du (ou des) dossiers tâches que vous ayez créés.

C’est là que les outils comme MS Outlook deviennent indispensables (voir la quatrième étape : choisir les bons outils pour gérer ses priorités).

 

Prioriser : faire des choix

Etre débordé - Gestion du temps et des priorités

 

Pourquoi devoir faire des choix ? Parce qu’il y a souvent plus de choses à faire, de demandes, de sollicitations, d’attentes que de ressources disponibles (humaines, matérielles, financières). Parce que les nouvelles demandes viennent s’ajouter à une charge de travail déjà très élevée. Parce que notre agenda affiche déjà complet !

Faire des choix entre quoi et quoi ? Entre différentes options qui gravitent autour de 3 pôles : les résultats, les échéances et les ressources.

Quelles options ? Proposer de faire partiellement (résultat attendu, bien livrable), faire plus tard (échéance), faire-faire (ressources).

Oui mais ! « Je n’ai pas le choix ». Je dois TOUT faire. Est-ce une exigence non négociable ou une perception ?

À l’impossible nul n’est tenu. Bien souvent, vouloir tout faire est une illusion. Il y a souvent de la place à la négociation entre demandeur et demandé. Si les deux parties sont de bonne foi. Il suffit de proposer des options et laisser l’autre choisir celle qui lui convient.

Un habile négociateur saura trouver une solution satisfaisante aux 2 parties. On acceptera facilement un « Oui mais » d’une personne compétente et appréciée. Au fil du temps, les autres accepteront de ne pas toujours recevoir « Tout, tout de suite » et comprendront qu’il est préférable de demander à l’avance, de réserver leur place, plutôt que d’attendre la dernière minute.

 

Troisième étape : S’entendre sur les actions à réaliser

Action à réaliser - Gestion du temps et des priorités

 

Trouver la bonne action à faire selon chaque quadrant (important versus urgent) n’est pas si simple que cela

1- Comment les attentes, les demandes, les tâches habituelles ou nouvelles, les projets sont-ils perçus par les uns et les autres en termes d’importance et d’urgence ?

 2 -Selon cette perception, quelle est la bonne chose à faire ?

. Important et urgent : À traiter tout de suite. OK mais par qui ? Moi ? Mais s’il y a beaucoup, je serai toujours débordé et mes collaborateurs n’apprendront pas à les gérer.

. Important mais pas urgent : à planifier OK. Mais il faudra s’assurer de ne pas continuellement le reporter sinon cela pourrait devenir important et urgent. Et pourquoi ne pas la déléguer à un collaborateur pour qu’il développe ses compétences ? Cela lui laissera le temps d’exécuter, sans précipitation, une tâche importante avec possibilité de coaching et de suivi.

. Urgent mais par important. À déléguer ou plutôt questionner la demande ? Si je délègue régulièrement des tâches urgentes mais pas importantes à mes collaborateurs, comment le percevront-ils ?  Que je les considère comme de simples exécutants ? Quel impact sur leur motivation et leur désir de progresser ?

. Pas urgent et pas important. L’idéal serait que ces tâches n’existent pas. Requestionner leur utilité. Mais certaines tâches peu motivantes, administratives doivent quand mettre être exécutées avant de devenir urgentes mais pas importantes. Si c’est le cas, profiter d’un moment creux, pour s’en débarrasser jusqu’au jour où il sera possible de les éliminer.

 

Quatrième étape : choisir les bons outils pour gérer ses priorités.

Mes préférés : MS Outlook et en plus, pour ceux qui ont Office 365 : Planner, Teams, Project Online.

Quelques exemples avec MS Outlook

. Accorder une priorité haute ou faible à un courriel (mail)

 

Outlook et les priorités - Gestion du temps et des priorités

 

. Prioriser la Liste des tâches (qui comprend les courriels avec un indicateur de suivi et toutes les tâches), ou uniquement les tâches, par importance (Haute, Normale ou Faible) ou d’autres critères : début, échéance, Statut, % Achevé, Propriétaire …

Liste des tâches - Gestion du temps et des priorités

 

 

. Prioriser la liste des tâches en combinant l’Importance et l’Urgence avec l’affichage Personnaliser Outlook Aujourd’hui.

 

Prioriser la liste des tâches - Gestion du temps et des priorités

 

. Prioriser ses objectifs

 

Prioriser ses objectifs - Gestion du temps et des priorités 

 

. Prioriser les plans d’action de ses projets

 

Prioriser les plans d'action de ses projets - Gestion du temps et des priorités

 

Pour savoir comment MS Outlook peut vous aider à prioriser vos tâches, courriels, projets, objectifs, consultez l’article:  Gérer ses priorités avec Outlookdans la section Trucs & Astuces Outlook de mon site.