Comment centraliser, visualiser, prioriser toutes vos tâches et projets dans Outlook.

Yammer et François Gamonnet

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Comment centraliser, visualiser, prioriser toutes vos tâches et projets dans Outlook.

Posté le 31/08/2016

Gérez vos tâches avec Outlook et vous n’oublierez plus rien !

1-    Pour les courriels reçus qui nécessitent une action, en leur assignant un drapeau de suivi, Ils seront centralisés dans les dossiers suivants :

. Pour le suivi (dossier de recherche)  

Dossier de recherche sous Outlook

 

. Liste des tâches (qui regroupe les courriels avec drapeau de suivi, toutes les tâches, les contacts avec drapeau de suivi) 

 Liste des tâches (qui regroupe les courriels avec drapeau de suivi, toutes les tâches, les contacts avec drapeau de suivi)

. Liste des tâches quotidiennes (sous le calendrier)

 

. Liste des tâches quotidiennes (sous le calendrier)

 

Note : si vous voulez maîtriser les bonnes pratiques et l’ensemble des fonctionnalités de la messagerie, nous vous suggérons le module de formation Gérer un volume élevé de courriels avec Outlook

 

2-    Centralisez toutes les actions qui doivent être associées à des dates et des heures dans votre calendrier : évènements, réunions, rendez-vous, temps réservé pour travailler sur vos priorités, projets, suivis importants à faire … 

Centralisez toutes les actions qui doivent être associées à des dates et des heures dans votre calendrier Outlook

 

 

3-    Créez des catégories pour vos principaux types de tâche avec la couleur appropriée. Vous pourrez ainsi visualiser votre charge de travail prévisionnelle et réelle (en utilisant votre calendrier comme un journal de temps en notant ce que vous avez réellement fait et le temps consacré).

Créez des catégories pour vos principaux types de tâche avec la couleur appropriée

 

4-    Glissez, ou déplacez, dans votre calendrier les demandes reçues par courriel dans votre boite de réception (qui sont en fait des tâches à faire), et associez la catégorie de tâche correspondante. 

Glissez, ou déplacez, dans votre calendrier les demandes reçues par courriel dans votre boite de réception

 

 

5-    Notez toutes les tâches à faire dans le dossier Liste des tâches. Elles seront également visibles dans le dossier Tâches. 

Notez toutes les tâches à faire dans le dossier Liste des tâches

 

6-    Utilisez la fonctionnalité Périodicité dans les dossiers Calendrier, Tâches et (ou) Liste des tâches. 

 Utilisez la fonctionnalité Périodicité dans les dossiers Calendrier, Tâches et (ou) Liste des tâches.

 

7-    Personnalisez les affichages que vous utiliserez le plus souvent à l’aide du sélecteur de champs. 

 Personnalisez les affichages que vous utiliserez le plus souvent à l’aide du sélecteur de champs.

 

8-    Créez des plans d’action en inscrivant les sous-tâches dans la section Notes de la tâche. 

  Créez des plans d’action en inscrivant les sous-tâches dans la section Notes de la tâche.

 

 Créez des plans d’action en inscrivant les sous-tâches dans la section Notes de la tâche.

 

9-    Créez des Groupes de tâches avec les plans d’action des différents projets, si vous voulez les séparer de vos tâches courantes. 

 Créez des Groupes de tâches avec les plans d’action des différents projets, si vous voulez les séparer de vos tâches courantes.

 

10-  Déléguez des tâches à vos collaborateurs en utilisation la fonctionnalité Affecter une tâche. Cela  procure de nombreux avantages tant celui qui délegue que celui qui reçoit la demande de tâche : tâche plus précise, documentée, meilleur suivi, rapport d’avancement, mise à jour … 

 Déléguez des tâches à vos collaborateurs en utilisation la fonctionnalité Affecter une tâche

 

 

Note : si vous souhaitez maîtriser les bonnes pratiques, l’ensemble des fonctionnalités (très nombreuses) et la personnalisation des tâches, nous vous suggérons les modules de formation :

. Gérez votre temps, vos tâches et vos priorités avec Outlook 

. Gérez vos projets avec Outlook