Outlook et OneNote. Le tandem gagnant pour réussir vos réunions

Yammer et François Gamonnet

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Outlook et OneNote. Le tandem gagnant pour réussir vos réunions

Posté le 04/05/2016

Si l’habit ne fait pas le moine, Outlook et OneNote font la paire idéale.

Outlook

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Vérifier la disponibilité avant de convoquer et obtenir automatiquement les meilleures plages horaires

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Gestion de réunion avec Outlook

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Convoquer lq réunion avec Outlook

 

 

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Visualiser et partager les calendriers de réunion avec Outlook

 

 

Créer des réunions périodiques avec leur catégorie et couleur dédiée 

Créer des réunions périodiques avec leur catégorie et couleur dédiée dans Outlook

 

 

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Assigner des tâches, faire le suivi par collaborateur, envoyer un rapport d’avancement

 

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Assigner des tâches, faire le suivi par collaborateur, envoyer un rapport d’avancement

 

 

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Rédiger et partager les compte-rendu de réunion avec OneNote

 

 

 

OneNote

Prendre des notes avec OneNote pendant vos réunions : facile et rapide !
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Utiliser OneNote

 

Conseil 1 : Prise de notes de réunion depuis Outlook

Nous partons du principe que vous utilisez et Outlook et OneNote 2013 ou 2016.  Le point de départ sera souvent une invitation à une réunion planifiée (meeting invitation) dans Outlook, dans laquelle il est fait mention des participants, de l’heure à laquelle la réunion aura lieu, du lieu et éventuellement des points à l’ordre du jour.

Saviez-vous qu’avec Outlook 2013-2016, vous pouvez facilement créer une note OneNote dans votre bloc-notes OneNote, dans laquelle sont déjà repris tous les détails de la réunion en question ?

Voici comment procéder :

  1. Ouvrez l’invitation de la réunion pour laquelle vous voulez prendre des notes dans Outlook 2013.
     
  2.  Cliquez sur « Notes de réunion » dans le ruban de l’invitation dans l’agenda.

Prise de notes de réunion depuis Outlook avec OneNote

 

3. Cliquez ensuite sur le lien « Prendre vos propres notes ».

Prendre ses propres notes avec OneNote

 

4-     Sélectionnez un emplacement dans votre bloc-notes OneNote sous lequel la note de votre réunion sera conservée et cliquez ensuite sur OK.

bloc-notes OneNote

 

5-     Vous disposez maintenant d’une note prête à l’usage dans votre OneNote, bien ordonnée avec tous les détails de la réunion à portée de main.

Ainsi, vous pourrez cocher ou décocher les participants (sans devoir leur demander comment s’écrit leur nom). Si vous cliquez sur le lien « Étendre » en haut à droite du « Message d’invitation », vous verrez s’afficher l’agenda ou le texte de l’invitation de réunion dans votre OneNote.

détails de réunion avec OneNote

 

Conseil 2 : Prise de notes de réunion depuis OneNote 2013

Dans le conseil précédent, nous sommes partis d’Outlook. Rien ne vous empêche toutefois de démarrer avec OneNote et d’insérer les détails de votre agenda comme suit :

  1. Ouvrez OneNote et créez une nouvelle note sous l’emplacement sous lequel vous souhaitez conserver vos notes de réunion.
      
  2. Cliquez ensuite sur le bouton « Détails de réunion » dans le ruban et sélectionnez la réunion souhaitée dans l’agenda. Si nécessaire, vous pouvez naviguer dans l’agenda à une autre date.

Prise de notes de réunion depuis OneNote 2013

 

3. Ainsi, votre note est prête à l’emploi dans votre OneNote, bien organisée avec tous les détails de la réunion à portée de main.

 

Si vous centralisez votre bloc-notes sur OneDrive ou SharePoint, vous pouvez partager vos notes de réunion avec votre équipe, voire même prendre des notes à plusieurs dans un seul OneNote centralisé.

 

Conseil 3 : Insérer les détails d’une réunion Outlook dans OneNote

Si vous voulez donner plus de cohérence à vos notes et constituer un dossier plus complet de vos réunions, vous pouvez ajouter des détails de réunion à partir d’Outlook dans vos notes. Les détails de réunion peuvent inclure la date et le lieu, l’ordre du jour, les sujets abordés et les participants.

REMARQUE : Outlook 2016 et OneNote 2016 doivent être installés sur le même ordinateur pour ajouter des détails de réunion à vos notes.

  1. Dans OneNote, cliquez sur Accueil > Détails de la réunion.

Insérer les détails d’une réunion Outlook dans OneNote

 

2. Dans le menu qui s’affiche, effectuez l’une des opérations suivantes :

. Pour sélectionner une réunion qui a lieu aujourd’hui, cliquez sur son heure et son objet dans la liste.

. Pour sélectionner une réunion qui a lieu un autre jour, cliquez sur Choisir une réunion un autre jour, puis sur l’icône du calendrier pour sélectionner une date spécifique. Vous pouvez également cliquer sur les boutons Jour précédent ou Jour suivant pour afficher une réunion passée ou future. Cliquez ensuite sur l’heure et l’objet de la réunion souhaitée, puis sur Insérer des détails.

Les détails de réunion sont ajoutés dans OneNote sous forme de texte. Vous pouvez ajouter des informations ou modifier et supprimer les détails de la réunion dans OneNote sans modifier l’avis de réunion dans votre calendrier Outlook. Vous avez par exemple la possibilité de supprimer les noms des personnes invitées qui n’étaient pas présentes et conserver ainsi une liste des participants réels à la réunion.