Outlook, un excellent antidote pour réduire les imprévus et urgences.

Yammer et François Gamonnet

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Outlook, un excellent antidote pour réduire les imprévus et urgences.

Posté le 27/02/2017

Des fonctionnalités bien pensées pour gérer les imprévus et urgences.

1- Créez une catégorie Urgences-Imprévus dans Classer – Toutes les catégories et l’associer à la couleur rouge.

Créez une catégorie Urgences-Imprévus dans Classer – Toutes les catégories et l’associer à la couleur rouge. Outlook

 

Créez une catégorie Urgences-Imprévus dans Classer – Toutes les catégories et l’associer à la couleur rouge. Outlook

  

2- Chaque fois que vous devez traiter une urgence ou un imprévu, notez-le dans votre calendrier avec une brève description, du temps consacré et l’associer à la catégorie Urgences-Imprévus (rouge).

traiter une urgence ou un imprévu avec Outlook

 

3- Faites un bilan hebdomadaire ou mensuel des Urgences-Imprévus que vous avez dû gérer et posez-vous les questions suivantes :

. Quelles sont les plus fréquentes et celles qui ont pris le plus de votre temps ?

. De qui viennent-elles (collaborateurs, autres départements, fournisseurs, clients) ?

. Quelles sont les causes les plus probables ? Qu’est-ce qui a été fait ou pas fait et a provoqué l’urgence ?

. Quelles mesures mettre en place (informations, procédures, check-lists) pour éviter que cela se reproduise (dans le mesure du possible) ?

 

4- Planifiez vos tâches par date de début et d’échéance, que ce soit dans les dossiers Tâches ou Liste des Tâches.

Planifiez vos tâches par date de début et d’échéance, que ce soit dans les dossiers Tâches ou Liste des Tâches dans Outllook

 

5- Utilisez l’affichage Réorganiser Indicateur : par échéance (pour la Liste des Tâches) qui est affichée dans la Barre des Tâches, à droite du calendrier.

affichage Réorganiser Indicateur : par échéance avec Outlook

 

6- Utilisez l’affichage Afficher les tâches pour : Début (pour la Liste des Tâches) qui est affichée dans la Liste des Tâches quotidiennes , sous le calendrier quotidien et hebdomadaire.

Afficher les tâches avec Outlook

 

7-  Réservez du temps dans votre calendrier suffisamment de temps à l’avance surtout si la tâche doit s’exécuter en plusieurs étapes.

Réservez votre temps dans le calendrier avec Outlook

 

8- Utilisez l’indicateur de Suivi Personnalisé avec un Rappel pour les messages que vous envoyez aux personnes qui ont tendance à vous répondre à la dernière minute et vous créent des urgences.

Utilisez l’indicateur de Suivi Personnalisé avec un Rappel avec Outlook

 

9 – Affectez des Tâches à vos collaborateurs avec une Date de début pour les inciter à ne pas attendre l’échéance pour démarrer la tâche. Ajoutez un rappel au besoin.

Affectez des Tâches à vos collaborateurs avec Outlook

 

9- Consultez régulièrement les tâches affectées à des collaborateurs pour s’assurer qu’elles avancent et ne virent pas au rouge.

Consultez régulièrement les tâches affectées à des collaborateurs avec Outlook