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Comment centraliser, visualiser, prioriser toutes vos tâches et projets dans Outlook (Notes ou Google).

Yammer et François Gamonnet

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Comment centraliser, visualiser, prioriser toutes vos tâches et projets dans Outlook (Notes ou Google).

Posté le 31/08/2016

Non, rien de rien. Non, je ne regrette rien,  je n’oublierai rien. 

Le diagnostic qui tue.

Votre méthode actuelle de gestion des tâches vous permet-elle, sur un simple clic, de :

  • Avoir une vue d’ensemble de toutes vos tâches à faire aujourd’hui, dans les 7 prochains jours, par priorité, en cours, à commencer, en retard, terminées, par type de tâche, par projet, par client … ?

  • Avoir une vision précise de votre charge de travail réelle de la journée, de la semaine ?

  •  Vous aviser automatiquement des suivis à faire, des personnes à rappeler, de la réunion qui s’en vient, de l’heure du départ à un rendez-vous extérieur pour ne pas être en retard ?
  • Avoir toutes les informations utiles (et à jour) associées à la tâche à accomplir sans avoir besoin de consulter d’autres dossiers?
  • Ne rien, rien, rien oublier de : penser, faire, souhaiter ; ni aujourd’hui, ni la semaine prochaine ni dans 3 mois ni à n’importe quelle date de l’année prochaine ?
  • Savourer le Zéro stress de l’oubli, de la négligence, de la frustration de ne pas avoir sous la main les informations dont vous avez besoin tout de suite !

 

La potion magique qui ressuscite.

1-    Identifiez les principaux types de tâches que vous devez accomplir :

. Celles qui font partie de vos fonctions habituelles. Souvent répétitives

. Reçues par courriel dans votre boite de réception (nombreuses, souvent imprécises et qui ne vous appartiennent pas forcément)

. Demandées verbalement par votre supérieur, vos collègues, collaborateurs, clients …

. Discutées en réunion. Tâches à faire suite à l’analyse d’un problème, les décisions prises, le suivi des projets ou dossiers en cours

. Déléguées formellement par assignation de tâche (ex. avec Outlook)

. Créés par l’urgence du moment : panne, plainte, imprévu.

 

2-    Centralisez-les, si possible, dans un seul outil, Ex : Outlook. Voir les conseils dans la section Trucs & Astuce de cette infolettre. Sinon, vérifier si l’outil dans lequel l’information est consignée (ex » CRM) est synchronisé avec Outlook sur votre ordinateur ou téléphone intelligent.

 

3-    Notez tout de suite les choses à faire qui vous viennent à l’esprit. Donc, avoir toujours sous la main de quoi écrire : calepin, Smartphone, cahier de notes et les consigner dans Outlook (dossier calendrier, tâche ou liste de tâches)

 

4-    Commencez l’objet de tâche par une verbe d’action : préparer, téléphoner, voir, calculer, planifier, mettre à jour, vérifier, décider, analyser …

 

5-    Regroupez les tâches (ou sous-tâches) d’un même projet dans la section notes de la tâche. Je nomme cela : Plan d’action. Quand je vois que la description de la tâche commence par Plan d’action, je sais qu’elle comprend des sous-tâches qui sont ajoutées et mise à jour au fil du temps.

 

6-    Utilisez la fonction Périodicité tant dans votre calendrier (80 % des périodicités) que dans le dossier Tâches ou Liste de tâches dans Outlook. Vous verrez ainsi les tâches chaque jour, semaine, mois, année ou à des journées ou dates spécifiques.

 

7-    Utilisez les indicateurs de suivi (Drapeaux) des courriels reçus ou envoyés. Sachez personnaliser les affichages par échéance dans : le dossier de recherche Pour le suivi, Liste des tâches, Liste des tâches quotidiennes dans Outlook.

 

8-    Copiez ou déplacez les courriels, tâches dans votre calendrier en choisissant le mode approprié : avec texte, raccourci, pièce jointe.

 

9-    Insérez des éléments Outlook : courriels, tâches, calendrier, contacts, hyperliens …dans la zone de Notes d’un rendez-vous dans le calendrier, d’une convocation de réunion, d’une tâche, d’un contact. Vous aurez ainsi toutes informations sous la main sans avoir besoin d’ouvrir d’autres dossiers.

 

10- Associez vos courriels, activités dans le calendrier, tâches, contacts, Notes Post-it ou OneNote à des catégories que vous aurez créées. Choisir la couleur appropriée qui a une signification particulière pour vous ou pour l’équipe.

 

11-  Créez des dossiers Tâches par projet quand ceux-ci comprennent de nombreuses tâches, phases ou étapes. L’utilisation d’Outlook pour gérer vos tâches par projet fera l’objet d’une prochaine infolettre. C’est plus complexe et demande une plus grande maîtrise des dossiers Tâches, Liste des tâches, Tâches partagées dans Outlook.

 

12-  Transformez vos rêves en réalité ! Comment