Voulez-vous avoir plus de temps pour vous, pour ce qui est vraiment important ?  En perdre moins en tâches, urgences, discussions, courriels, réunions, déplacements peu utiles (voire inutiles) ? Osez faire le bilan de votre temps. Une radiographie sans complaisance de votre gestion du temps.

Faire le bilan de l’utilisation de votre temps quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel vous permettra de :

• Visualiser votre vraie charge de travail (qui peut être très différente de la charge perçue comme subie).
• Évaluer si vous passez trop (ou pas assez) de temps sur les principales activités de votre travail.
• Identifier la nature, le nombre, la source, la durée, la fréquence des urgences et imprévus qui perturbent votre gestion du temps.
• Mieux équilibrer le temps consacré aux activités, tâches, projets de court terme (jour, semaine), moyen terme (mois) et long terme (trimestre, année). 

Cet exercice vous prendra peu de temps si vous suivez les conseils présentés dans la section Trucs & Astuce de ce bulletin. Choisissez les périodes pour lesquelles le bilan est réellement utile pour vous :  journée, semaine, mois, année.

Ces bilans vont de pair avec la planification de votre temps quotidien, hebdomadaire, mensuel et annuel qui sera présentée dans le prochain bulletin (numéro 20).

Faire le bilan de la journée

• Regarder les tâches prévues et cocher celles terminées.
• Regarder les activités planifiées dans le calendrier et ajuster selon la durée réelle.
• Inscrire dans le calendrier les activités exécutées, mais non planifiées (journal de temps).
• Reporter les activités non accomplies et les glisser à la bonne journée et bonne heure.
• Faire le ménage de ma boite de réception.
• Faire le ménage de ma table de travail.

Faire le bilan de la semaine

• Faire une revue des tâches accomplies dans la semaine.
• Revoir le calendrier de la semaine écoulée.
• Ajouter les activités accomplies mais non inscrites.
• Ajuster la durée des plages horaires selon la durée réelle (prévisionnel en début de semaine; réelle en fin de période, si on veut avoir une mémoire de nos activités accomplies sans utiliser le journal (Microsoft Outlook).
• Planifier les  nouvelles tâches et activités dans le calendrier de la semaine prochaine.

Faire le bilan du mois

• Relire mes objectifs du mois écoulé.
• Cocher ceux qui ont été atteints.
• Inscrire des notes explicatives pour ceux qui n’ont pas été atteints (au besoin).
• Commencer à écrire mes objectifs du mois suivant.
• Mettre à jour les réservations de demi ou journées entières dans le mois à venir (événements dans Outlook).

Faire le bilan de l’année

• Relire mes objectifs de l’année écoulée et le formulaire d’évaluation de rendement de cette année.
• Identifier les écarts entre les objectifs visés et les objectifs atteints ainsi que leurs causes.
• Ajouter des objectifs atteints ou les projets réalisés mais non planifiés en début ou mi-année.
• Planifier la rencontre du bilan annuel avec mon supérieur.