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Yammer et François Gamonnet

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Comment gérer sa boîte de réception (Inbox)

Posté le 06/11/2015

Comment gérer sa boite de réception (Inbox) pour réduire la surcharge de courriels et de réduire le temps de gestion de ses mails 

Comment gérer sa boite de réception (Inbox) pour réduire la surcharge de courriels et de réduire le temps de gestion de ses mails

. Vous trouvez que la gestion des courriels (mails) vous prend trop de temps ?

Vous avez créé de nombreux  dossiers (clients, collaborateurs, projets, fournisseurs…) et classez laborieusement les courriels reçus dans les différents dossiers?

. Vous conservez les messages reçus dans la boite de réception et les ouvrez plusieurs fois pour retrouver ceux qui nécessitent des actions ?

 

Les conseils qui suivent vous seront très utiles.

 

Big question : Que faire des dizaines (voire centaines) de messages reçus quotidiennement dans la boite de réception ?

 

Pour les messages que vous avez envoyés, la réponse est facile. Ils sont tous centralisés dans le dossier Éléments envoyés (Sent Items). Retrouver des messages envoyés est donc très facile et rapide avec les outils de recherche puisqu’ils sont centralisés dans un seul dossier.

Faut-il adopter la même méthode pour la boite de réception ? Pas certain. Car il faudra ensuite repérer, parmi les centaines (voir milliers) de messages reçus,  ceux qui nécessitent des actions. Perte de temps et stress garantis.

 

Créer de nombreux dossiers et les classer ensuite dans ces dossiers, comme un système de classeurs papier ? Perte de temps et recherche laborieuse car votre logiciel de messagerie doit rechercher les messages dossier par dossier (et sous-dossiers si vous avez créé une arborescence à 2 ou 3 niveaux), si vous ne vous souvenez plus dans quel dossier le(s) message recherché a été classé.

 

Quand des courriers ou colis sont livrés à la réception de votre entreprise, comment sont –ils traités ? Les laisse-t-on s’accumuler pendant des jours ? Non bien entendu. Ils sont rapidement acheminés aux personnes ou départements concernés puis supprimés, classés et entreposés aux endroits appropriés.

 

Eh bien, on va adopter la même approche pour les courriels (mails) reçus. J’ai appelé cette méthode TTC (Toucher, Traiter, Classer).

 

1-      Créez un dossier : Éléments reçus, planifiés ou exécutés pour centraliser les messages reçus que vous voulez conserver. Ils pourront par la suite être archivés manuellement ou automatiquement selon la procédure en vigueur dans votre entreprise.

 

2-      Traitez différemment les messages d’information (LIRE) de ceux qui vont nécessiter des actions (FAIRE).

 

3-      Pour les messages d’information comme les bulletins, nouvelles, infolettres … créez un dossier : À lire (ou Pour information) et activer les Règles (ou Règles et Alertes) de classement automatique. Autre possibilité avec Outlook : les Actions rapides si vous ne voulez pas utiliser les règles automatiques. Vous retrouverez rapidement les messages non lus via le dossier de recherche : Courrier non lu. Vous pourrez aussi les repérer avec la propriété du dossier : Afficher le nombre d’éléments non lus.

 

4-      Vous pouvez réserver des plages horaires dans votre calendrier pour en prendre connaissance. Les fonctionnalités : Périodicité et Catégorie peuvent être utiles. Une catégorie peut être associée à une série de messages avec la fonctionnalité : Actions rapides.

 

5-      Pour les messages ou vous êtes en Cc, créez un dossier Cc ainsi qu’une règle avec la fonctionnalité : Gérer les règles et les alertes (Démarrer à partir d’une règle vierge – Appliquer la règle aux messages que je reçois). Vous pouvez ajouter Sauf si vous ne voulez pas que cela s’applique à certains expéditeurs, comme votre supérieur.

 

6-      Demandez à être retiré de certaines listes de distribution ou  abonnements. Pour certains messages publicitaires (Junk ou Spam), qui n’auraient pas été bloqués par le serveur de sécurité, utilisez la fonctionnalité : Courrier indésirable – bloquer  l’expéditeur. N’hésitez-pas à demander à certaines personnes de ne pas utiliser : Réponse à tous.

 

7-      Pour les messages qui nécessitent des actions, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

 

. Répondre aux messages tout de suite ou plus tard en associant un drapeau de suivi. Idem pour les messages qui nécessitent une action de courte durée et à faire dans la journée.

 

. Le fait d’ajouter un drapeau de suivi permet d’afficher les messages dans la Liste des tâches qui peut être visible dans la Barre des tâches et la Liste des tâches quotidiennes (sous le calendrier) et ce, pour tous les dossiers : Messagerie, Calendrier, Tâches, Contacts, Notes, Liste des dossiers (sauf la Liste des tâches quotidiennes est affichée uniquement sous le calendrier).

 

. Vous pourrez ensuite consulter votre Liste de tâches par : Type (messages, tâches, contacts); date de Début; date d’Échéance, Priorité  (Haute, Normale, Faible), par catégorie …

 

. Vous pouvez également copier ou déplacer le message dans les dossiers Tâches ou Calendrier (si l’action doit être exécutée à une date et une heure particulière ou nécessite une réservation de temps).

 

. Pour les messages (reçus ou envoyés), qui nécessitent un suivi à une date et une heure précise, je préfère copier le message dans mon calendrier et l’associer à une catégorie : Suivis - GoNogo  avec une couleur dédiée (j’ai choisi orange).

 

. Une fois que l’action a été planifiée (ou réalisée rapidement sans planification), classez le message dans le dossier Éléments reçus, planifiés ou traités. Tous les messages reçus (sauf ceux qui sont supprimés) sont ainsi centralisés. Ils seront faciles à retrouver ultérieurement, puis archivés selon la fréquence désirée (Ex. par année).

 

. Transférez les messages aux bonnes personnes si ce n’est pas à vous d’exécuter l’action demandée.

 

. Pour les messages, dont l’action peut être déléguée à un (ou des) collaborateur, déplacez le message dans le dossier Tâches puis assignez la tâche avec la fonctionnalité : Affecter une tâche.

 

. La ligne la plus importante d’un message est l’Objet. Utilisez des mots-clés (Ex. : code du projet) et invitez  ceux avec qui vous échangez fréquemment des messages à adopter ces mots-clés. Cela facilitera le classement et la recherche. Écrirez les dates année-mois-jour  (Ex. : 2015-11-10). Les messages se classeront automatiquement dans le bon ordre.

 

. Numérotez vos messages séquentiellement s’ils concernent un gros projet qui s’échelonne sur une longue période. Vous recevrez ainsi les réponses avec ces numéros. Très pratique pour le suivi de demandes auprès de fournisseurs, consultants …

8-      Autres conseils pour bénéficier des nouvelles fonctionnalités de votre logiciel de messagerie (Ex. : MS Outlook)

 

. Adoptez www.outlook.com comme logiciel de messagerie personnelle. Il est de plus en plus similaire à la version Exchange que vous utilisez dans votre entreprise.

 

. Installez Office 365 à la maison version personnelle ou familiale. Vous bénéficierez ainsi des nouveautés d’Outlook 2016. Outlook 2016 pour Windows inclut tous les outils et fonctionnalités que vous utilisiez déjà dans les versions précédentes du programme ainsi que des nouvelles fonctionnalités et des fonctionnalités améliorées vous permettant d’utiliser la messagerie professionnelle, le calendrier et les contacts et de gérer vos tâches. Vous pouvez ainsi communiquer plus rapidement et facilement.

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