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Dynamisez vos réunions ! Plus courtes. Plus de résultats. Plus de participation

Yammer et François Gamonnet

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Dynamisez vos réunions ! Plus courtes. Plus de résultats. Plus de participation

Posté le 04/05/2016

50 % de plus d’efficacité, de temps économisé, d’actions sur le terrain, d’engagement des collaborateurs. 

Réunionite - Méthode Gamonnet

Organisez des réunions plus productives et dynamiques

John Kenneth Galbraith, économiste de renommée internationale, a dit " Les réunions sont indispensables quand vous ne voulez rien faire ".

Pourquoi les cadres passent-ils tant de temps en réunion et s’en plaignent ? Sont-ils masochistes, soumis à leur hiérarchie, mal organisés ?

Les raisons sont multiples. On peut en retenir quelques-unes :

. Les réunions servent souvent (trop) de mécanisme (inapproprié) de communication.

. Elles sont utilisées à toutes les sauces pour : informer, se tenir informé, brainstormer, décider, planifier, faire des suivis, parler de choses et d’autres …

. Elles compensent l’absence ou l’insuffisance de relations interpersonnelles formelles et informelles

. Les outils de partage d’informations (ex les intranets comme SharePoint et les réseaux sociaux d’entreprise comme Yammer) sont insuffisants, sous-utilisés ou mal utilisés (manque de formation des utilisateurs).

 

En bref, on échange trop et on ne partage pas assez. C’est la même chose pour les courriels. On s’échange beaucoup trop d’informations (surcharge de courriels) alors qu’on pourrait les partager.

Ce n’est pas un hasard si le serveur Microsoft se nomme Exchange et celui de l’intranet SharePoint.

 

Ce ne sont pas les solutions, les conseils avisés, les trucs & astuces, les outils qui manquent pour mieux utiliser et gérer les réunions.

En 10 minutes de recherche sur internet, vous en trouverez autant que vous en voulez et gratuitement.

  • Pourquoi vouloir organiser une réunion ? Informer, échanger, décider ? Pour produire quels résultats ?
  • Quels autres moyens de communication peuvent être utilisés : réunions téléphoniques, vidéoconférences, mini-rencontres de démarrage de journée avec ses proches collaborateurs, activités sociales périodiques, communications régulières sur portail de l’entreprise, partage d’informations et d’expertise sur l’intranet,...
  • Ne convoquer que les personnes indispensables. Informer les autres par la suite.
  • Bien préparer, structurer, animer et faire le suivi des réunions. Cet aide-mémoire vous aidera. Vous pouvez le télécharger et le communiquer à vos collègues et collaborateurs.
  • Utiliser les bons outils et prendre le temps de savoir les utiliser. Quelques exemples : Outlook, Doodle, OneNote, Skype for Business (ex. Lync), Go ToMeeting, SharePoint, Yammer.
  • Développer ses compétences d’animateur de réunion. Animer veut dire : donner de la vie. Savoir surprendre ses interlocuteurs, poser des questions ouvertes, gérer les échanges, utiliser l’humour …
  • Les 7 secrets de la prise de notes en réunion selon le blog des assistantes de direction :

    • soigner la préparation
    • bien écouter
    • se faire confiance
    • noter peu, noter utile
    • structurer sa prise de notes
    • prendre des notes directement sur son ordinateur ou tablette
    • mettre ses notes au point tout de suite après la réunion

     Vous désirez plus d’informations ?