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Visualiser sa charge de travail prévisionnelle et réelle dans son calendrier.

Yammer et François Gamonnet

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Visualiser sa charge de travail prévisionnelle et réelle dans son calendrier.

Posté le 23/09/2016

Débordé ? Surchargé ? Quel % de votre vraie charge de travail voyez-vous actuellement dans votre calendrier ?

Beaucoup se plaignent d’être souvent débordés, que les échéances demandées sont irréalistes, de manquer de temps pour les projets ou priorités à plus long terme.

 

Une bonne utilisation de votre calendrier vous permettra de :

. Prévoir le temps nécessaire pour accomplir vos tâches et priorités à court et moyen terme

. Voir les dates buttoir à respecter impérativement et les suivis à faire

. Vérifier votre disponibilité avant de dire Oui à de nouvelles demandes, réunions, projets qui viennent s’ajouter au travail quotidien (qui doit quand même être réalisé).

. Voir le temps consacré aux imprévus, urgences (leur fréquence et origine), et pouvoir ainsi en anticiper certains

. Équilibrer votre temps entre ses différents rôles & responsabilités, tâches, projets à court, moyen et long terme

. Avoir une photographie de votre vraie charge de travail, un journal de temps qui sera utile pour planifier, négocier, anticiper.

 

Quoi noter dans votre calendrier :

. Réunions (durée prévue et réelle)

. Rendez-vous (idem)

. Congés, vacances, absences

. Réservation de temps pour vos principales tâches et priorités notées pour vous ou qui vous ont été assignées (idem)

. Suivis à faire à des dates et heures précises (avec une catégorie et couleur dédiée)

. Dates butoirs d’avancement de vos projets (avec la même, ou autre, catégorie et couleur que celle des suivis)

. Temps consacré à des imprévus et urgences, non planifiés par nature (avec une catégorie et couleur dédiée)

. Temps de déplacements extérieurs (avec un rappel automatique disponible dans tous les agendas électroniques, téléphones intelligents)

. Activités ou tâches périodiques : à faire chaque jour, chaque vendredi, le premier ou dernier jour ouvrable de chaque mois ….

. Plages horaires dédiées à vos routines de planification-bilan du temps : début et fin de journée, semaine, mois, trimestre, année (selon la nature et les besoins de votre fonction, métier) 

. Vos objectifs mensuels : le 1e de chaque mois comme évènement ou avec un hyperlien vers des documents OneNote, Word, Excel …partagés ou non

. Évènements à venir : (dont on ne sait pas encore si on va y participer) conférences, colloques, webinaires, activités sociales …

. Dates d’anniversaires (s’ajoutent automatiquement à votre calendrier comme des évènements si vous utilisez les contacts Outlook ou que votre agenda est synchronisé avec les réseaux sociaux).

 

A réfléchir - décider individuellement et en équipe :

. Liste de vos principales tâches pour créer les catégories correspondantes

. Choix des couleurs dominantes dans votre calendrier. Par exemple : vert pour les tâches de planification-préparation ; orange pour les suivis et dates butoir ; rouge pour les imprévus et urgences ; bleu pour les réunions ….

. Catégories et couleurs dédiées à l’équipe. Ex. la couleur bleue est réservée aux réunions. Utile pour le partage de calendriers entre collaborateurs

. Dosage entre le temps occupé et provisoire lorsque vous réservez des plages horaires afin de faciliter la convocation de réunion. Outlook proposera automatiquement des plages horaires selon les disponibilités de chacun

. Quels calendriers créer et partager : calendriers individuels, calendrier d’équipe, calendrier des (ou par) projets, calendrier des vacances …

. Où centraliser les documents à partager : objectifs, plans d’action de projets, budgets…afin d’inclure les hyperliens dans les calendriers individuels et partagés.